Réponses automatiques

Table des matières

Qu'est-ce que les Réponses automatiques ?

Où se trouvent les Réponses automatiques ?

Types de Réponses automatiques

Quand les Réponses automatiques sont-elles envoyées ?

Comment puis-je mettre à jour mes Réponses automatiques ?

Configurer votre Message d'absence

Configurer votre Message d'heures de bureau

Modifier les Réponses automatiques

Supprimer les Réponses automatiques

 

Qu'est-ce que les Réponses automatiques ?

Réponses automatiques sont organisées en deux groupes : Messages d'absence, Messages d'heures de bureau

Les Réponses automatiques permettent aux opérateurs de définir leurs propres réponses automatisées en fonction de leurs heures de bureau, d'inactivité, de congés payés (CP), et de leur statut d'absence (ABS). Tout opérateur dans Hi Marley a accès à cette fonctionnalité. Les opérateurs (tous les utilisateurs, quel que soit leur rôle) ne peuvent pas modifier les réponses automatiques d'un coéquipier.

Où se trouvent les Réponses automatiques ?

Les Réponses automatiques se trouvent dans le profil de l'opérateur. Pour y accéder, cliquez sur Profil> Réponses automatiques.

Types de Réponses automatiques

Messages d'absence

Les Messages d'absence permettent à l'opérateur de définir des réponses automatisées uniques, par exemple : hors du bureau, indisponible, spécifique à un week-end.

• Une seule Message d'absence peut être créée à la fois
• Les Messages d'absence seront toujours envoyés, que un Opérateur secondaire soit assigné à la réclamation ou non

Messages d'heures de bureau

Les Messages d'heures de bureau (MHB) permettent à l'opérateur de définir des messages spécifiques pour son horaire de travail. Les opérateurs peuvent configurer leurs heures de travail et définir des messages uniques pour lorsqu'ils sont hors du bureau.

• Optionnellement, les opérateurs peuvent également définir un message à envoyer pendant qu'ils sont au bureau, mais inactifs pendant une période configurable.

Message d'inactivité global

Par défaut, tous les opérateurs Hi Marley ont un Message d'inactivité global activé. Ce message sera envoyé après 2 heures d'inactivité et contiendra le texte suivant :

"Merci pour votre message. Nous avons reçu votre message et vous répondrons pendant les heures d'ouverture."

Quand les Réponses automatiques sont-elles envoyées ?

 

Comment puis-je mettre à jour mes Réponses automatiques ?

Configurer votre Message d'absence

Pour créer un Message d'absence, cliquez sur +Créer un message. Cela ouvrira une fenêtre Nouveau message d'absence où l'opérateur devra entrer un titre et le corps du message. Ensuite, l'opérateur pourra configurer le moment où ce message sera déclenché.

Le titre du Message d'absence est requis afin de créer le nouveau message. Le bouton de sauvegarde ne s'activera pas s'il n'y a pas de titre.

Pour changer rapidement votre statut, cliquez sur votre icône de profil, cliquez sur Absence ou Actif et changez-le au statut désiré.

 

Configurer vos Messages d'heures de bureau

Pour définir les MHB, cliquez sur +Créer un nouveau message. Cela ouvrira une fenêtre pour définir les heures de bureau spécifiques.

c'est-à-dire lorsque l'opérateur travaille au bureau. L'opérateur sélectionnera les jours et heures qu'il travaille chaque semaine et le bon fuseau horaire, puis cliquera sur Suivant. L'opérateur pourra ensuite créer des messages individuels pour lorsqu'il est au bureau et lorsqu'il ne l'est pas.

Pour le Message durant les heures de bureau, sélectionnez un minuteur d'inactivité (entre 1 min et 2 h) pour que le message soit déclenché.

Par exemple, si 1 minute est sélectionnée et que l'utilisateur assigné au dossier est inactif pendant plus de 1 minute, alors le Message durant les heures de bureau sera déclenché pour s'envoyer au prochain texte entrant. La réponse ne sera envoyée qu'une fois toutes les 2 heures. Ce message sera envoyé tout le temps. Note : le minuteur par défaut est de 2 heures.

Il n'est pas nécessaire d'entrer un Message durant les heures de bureau. Le Message après les heures de bureau est requis une fois que les heures de bureau d'un Opérateur sont configurées.

Les Messages après les heures de bureau seront déclenchés pour être envoyés dès qu'un opérateur est "après les heures" (actif ou inactif).

Par exemple, si un opérateur a des heures de bureau définies à 9h00-17h00, le Message après les heures de bureau sera déclenché pour être envoyé à tout texte entrant dès qu'il est 17:00:01. Les Messages après les heures de bureau seront envoyés les jours non cochés.

Lorsqu'un Message d'absence est activé, il prend le pas sur la configuration des messages d'heures de bureau jusqu'à ce qu'il soit désactivé. Les MHB ne seront pas envoyés si un Message d'absence est activé.

 

Modifier les Réponses automatiques

Cliquez sur l'icône de crayon sur la réponse automatique sélectionnée pour ouvrir la fenêtre de modification et apporter des changements au message, au titre ou à la durée de temps.

 

Supprimer les Réponses automatiques

Cliquez sur l'icône de corbeille sur la réponse automatique sélectionnée pour la supprimer. Cela ouvrira une fenêtre de confirmation où l'opérateur devra cliquer sur Supprimer pour continuer.