Table des matières
Qu'est-ce que les Réponses automatiques ?
Où se trouvent les Réponses automatiques ?
Types de Réponses automatiques
Quand les Réponses automatiques sont-elles envoyées ?
Comment mettre à jour mes Réponses automatiques ?
Paramétrer votre Message d'absence
Paramétrer votre Message d'heures de bureau
Modifier les Réponses automatiques
Supprimer les Réponses automatiques
Qu'est-ce que les Réponses automatiques ?
Les Réponses automatiques sont organisées en deux groupes : Messages d'absence, Messages d'heures de bureau
Les Réponses automatiques permettent aux opérateurs de définir leurs propres réponses automatisées en fonction de leurs heures de bureau, d'inactivité, de congés payés (CP) et de leur statut d'absence du bureau (ABS). Tout opérateur dans Hi Marley a accès à cette fonctionnalité. Les opérateurs (tous les utilisateurs, quel que soit leur rôle) ne peuvent pas modifier les réponses automatiques d'un coéquipier.
Où se trouvent les Réponses automatiques ?
Les Réponses automatiques se trouvent dans le profil de l'opérateur. Pour y accéder, cliquez sur Profil> Réponses automatiques.
Types de Réponses automatiques
Messages d'absence
Les Messages d'absence permettent à l'opérateur de définir des réponses automatisées uniques, par exemple, hors du bureau, indisponible, spécifiques au week-end.
- Un seul Message d'absence peut être créé à la fois
- Les Messages d'absence seront toujours envoyés, peu importe si un Opérateur secondaire est assigné à la réclamation
Messages d'heures de bureau
Les Messages d'heures de bureau (MHB) permettent à l'opérateur de définir des messages spécifiques pour leur horaire de travail. Les opérateurs peuvent configurer leurs heures de travail et définir des messages uniques pour lorsqu'ils ne sont pas au bureau.
- En option, les opérateurs peuvent également définir un message à être envoyé pendant leurs heures de bureau, mais lorsqu'ils sont inactifs pendant un temps configurable.
Message d'inactivité global
Par défaut, tous les opérateurs Hi Marley ont un Message d'inactivité global activé. Ce message sera envoyé après 2 heures d'inactivité et contiendra le texte suivant :
"Merci pour votre message. Nous avons reçu votre message et vous répondrons pendant les heures de bureau"
Quand les Réponses automatiques sont-elles envoyées ?
Comment mettre à jour mes Réponses automatiques ?
Paramétrer votre Message d'absence
Pour créer un Message d'absence, cliquez sur +Créer un message. Cela ouvrira une fenêtre Nouveau Message d'absence où l'opérateur saisira un titre et le corps du message. Ensuite, l'opérateur pourra configurer le moment où ce message doit être envoyé.
Le titre du Message d'absence est requis pour créer le nouveau message. Le bouton de sauvegarde ne s'activera pas s'il n'y a pas de titre.
Pour basculer rapidement votre statut, cliquez sur votre icône de profil, cliquez sur Absent ou Actif et changez-le selon le statut souhaité.
Paramétrer vos Messages d'heures de bureau
Pour définir les MHB, cliquez sur +Créer un nouveau message. Cela ouvrira une fenêtre pour définir des heures de bureau spécifiques.
c'est-à-dire quand l'opérateur travaille au bureau. L'opérateur sélectionnera les jours et les heures qu'il travaille chaque semaine ainsi que le fuseau horaire correct, puis cliquera sur Suivant. L'opérateur pourra ensuite créer des messages individuels pour lorsqu'il est au bureau au travail et lorsqu'il ne l’est pas.
Pour le Message durant les heures de bureau, sélectionnez un minuteur d'inactivité (entre 1 min et 2 h) pour déclencher l'envoi du message.
Par exemple, si 1 minute est sélectionnée, et que l'utilisateur assigné au dossier est inactif pendant plus d'1 minute, le Message durant les heures de bureau sera déclenché lors du prochain texto entrant. La réponse ne sera envoyée qu'une fois toutes les 2 heures. Ce message sera envoyé à tout moment. Remarque : le minuteur par défaut est de 2 heures.
Il n'est pas nécessaire de saisir un Message durant les heures de bureau. Le Message après les heures de bureau est requis une fois les heures de bureau d'un opérateur configurées.
Les Messages après les heures de bureau seront déclenchés dès qu'un opérateur est "après les heures" (actif ou inactif).
Par exemple, si un opérateur a des heures de bureau définies de 9h à 17h, le message après les heures de bureau sera déclenché pour être envoyé sur tout texto entrant dès qu'il est 17h00:01. Les messages après les heures de bureau seront envoyés les jours qui ne sont pas cochés.
Lorsque le Message d'absence est activé, il remplace la configuration des messages d'heures de bureau jusqu'à ce qu'il soit désactivé. Les MHB ne seront pas envoyés si un Message d'absence est activé.
Modifier les Réponses automatiques
Cliquez sur l'icône de crayon sur la réponse automatique sélectionnée pour ouvrir la fenêtre d'édition afin de modifier le message, le titre ou la période de temps.
Supprimer les Réponses automatiques
Cliquez sur l'icône de corbeille sur la réponse automatique sélectionnée pour supprimer. Cela ouvrira une fenêtre de confirmation où l'opérateur devra cliquer sur Supprimer pour continuer.